Excel est l’application utilisée par de nombreuses industries, entreprises pour élaborer des plans d’affaires, créer des rapports financiers, produire des rapports budgétaires, etc.
En termes simples, les feuilles de calcul Excel sont utilisées pour systématiser votre vie professionnelle. Bien qu’Excel soit un outil de tableur puissant, maîtriser Excel peut prendre du temps et il en faudra pour travailler convenablement avec des feuilles de calcul Excel.
Astuces Excel pour gagner du temps et travailler plus vite
La gestion et le calcul de données dans Excel avec des formules avancées nécessitent des compétences approfondies en analyse financière.
Dans certains cas, vous devez répéter des étapes monotones qui vous fera perdre du temps.
Microsoft Excel vous aide dans la réalisation de votre travail fastidieux de manière simple. En effet, qu’il s’agisse de tâches répétées ou de la gestion propre des données, Excel le fait bien.
Il existe de nombreuses fonctionnalités Excel que la plupart d’entre nous ne connaissent pas. Connaître ces astuces et fonctionnalités cachées nous aide à terminer notre travail plus rapidement et à gagner beaucoup de temps.
Ainsi, nous allons vous faire part de quelques astuces Excel, ce afin de gagner du temps et de terminer votre travail plus rapidement, sur votre ordinateur Windows.
Astuces pour gagner du temps avec Microsoft Excel
Il est important de faire évoluer vos compétences Excel pour vous assurer que vos méthodes d’utilisation des feuilles de calcul produisent une efficacité maximale.
Excel possède de nombreuses fonctionnalités intégrées qui vous permettent de faire votre travail plus rapidement.
Afin d’améliorer votre efficacité en travaillant avec Excel et du coup gagner un temps précieux, il vous est nécessaire de maîtriser certains trucs et astuces les plus fréquemment utilisées dans Excel.
Nous pouvons être confrontés à de petits problèmes comme la création de plusieurs lignes dans une seule cellule ou l’impression de plusieurs feuilles de calcul sur un seul papier.
Pour ce faire, nous suivons différentes techniques , qui pourraient ne pas être aussi efficaces que nous le souhaiterions.
1. Utilisez le remplissage automatique
Le remplissage automatique est une fonctionnalité très utile qui remplira automatiquement une série de cellules en fonction du modèle des cellules précédentes.
Supposons que vous souhaitiez entrer une colonne avec les noms d’un mois, entrez simplement Janvier. Sélectionnez la cellule et faites-la glisser vers le bas. Le remplissage automatique remplit comme par magie les noms de mois en fonction du modèle précédent.
2. Utilisez le remplissage instantané
Le remplissage instantané combine et extrait automatiquement les données en fonction du modèle de données saisi dans la première colonne.
Par exemple, si votre première colonne contient des adresse mails et que vous souhaitez extraire ce qu’il y a avant l’arobase dans la deuxième colonne.
Entrez simplement les données dans la première cellule. À la deuxième cellule, Excel connaîtra le modèle et affichera ce que vous désirez en utilisant simplement le remplissage automatique dans le groupe Outils de données sous l’onglet Données.
Par exemple, si vous avez des adresses e-mail dans la première colonne, vous pouvez utiliser le remplissage automatique dans la deuxième colonne en cliquant sur le bouton et étant sur la 2ème ligne. Excel vous affichera le prénom.
3. Utilisez la touche F4 pour automatiser la tâche répétitive
La touche F4 est le raccourci clavier le plus utilisé, ce qui vous fera gagner du temps lors de travaux répétitifs.
Si vous répétez les mêmes étapes encore et encore, vous pouvez automatiser les tâches répétitives en utilisant la touche F4.
Le F4 répète simplement votre dernière action ou commande.
De plus, vous pouvez utiliser la touche F4 pour fermer le classeur et la fenêtre Excel.
Appuyez sur Ctrl + F4 pour fermer le classeur et utilisez Alt + F4 pour fermer Excel.
4. Utilisez le raccourci clavier Ctrl
Il existe de nombreux raccourcis clavier qui offrent des possibilités efficaces et rapides d’effectuer une tâche répétitive.
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- Ctrl + Maj + flèche vers le bas : sélectionne toutes les données dans la colonne sous la cellule.
- Ctrl + Maj + flèche vers le haut : sélectionne toutes les données dans la colonne au-dessus de la cellule.
- Ctrl + Maj + flèche droite : sélectionne toutes les données à droite dans la ligne
- Ctrl + Maj + flèche gauche : sélectionne toutes les données à gauche dans la ligne
- Ctrl + Maj + Fin : place le curseur sur la cellule la plus basse à droite contenant des données dans une feuille de calcul et sélectionne toutes les cellules contenant des données entre la première cellule que vous souhaitez sélectionner et la cellule la plus basse à droite contenant des données.
Pour en savoir plus sur les raccourcis clavier CTRL, consultez la liste sur office.com.
5. Ajoutez une note pour expliquer les formules et les fonctions à l’aide de la fonction N()
Vous pouvez annoter la cellule avec des notes explicatives qui vous aideront à vous souvenir et à expliquer les fonctions et formules complexes aux autres utilisateurs de la feuille de calcul.
Pour inclure des explications aux formules complexes, ajoutez simplement +N(“vos explications”) à la fin de la formule. Par exemple, une cellule avec la formule = Somme (B1: B2: B3) + N (“votre explication de la formule”) affiche à la fois les commentaires et la formule lorsque vous cliquez sur cette cellule.
6. Utilisez Coller les spéciaux pour des calculs rapides
Vous pouvez effectuer des calculs rapides comme l’addition, la soustraction, la multiplication ou la division dans la feuille de calcul en utilisant Collage spécial au lieu d’utiliser des formules. Cette fonctionnalité est facile à utiliser et extrêmement utile pour les petits calculs afin de faire votre travail plus rapidement.
Par exemple, si vous avez une colonne avec une liste de nombres que vous souhaitez diviser par 100. Tapez 100 dans une cellule et copiez-la.
Sélectionnez la liste du nombre que vous souhaitez diviser par 100 et cliquez sur Collage spécial. Dans cette boîte de dialogue, sélectionnez l’option Division. Cette méthode divisera instantanément tous les nombres sélectionnés par 100.
7. Plusieurs lignes dans une cellule
Lors du remplissage de la feuille Excel, nous avons parfois besoin d’avoir beaucoup d’informations dans une seule cellule.
Par exemple, si vous souhaitez écrire l’adresse dans une cellule, elle doit figurer sur plusieurs lignes dans une cellule. Ensuite, si vous appuyez sur le bouton “Entrée ” , le contrôle passe à la cellule suivante, mais ce n’est pas ce que nous voulons.
Appuyez sur Alt + Entrée pour déplacer le curseur sur la ligne suivante de la même cellule. Ce serait le sauveur d’avoir plusieurs lignes dans une seule cellule.
8. Ajouter rapidement des valeurs de cellule
Si vous souhaitez ajouter des valeurs ou la valeur moyenne de plusieurs valeurs de cellule, il n’est pas nécessaire d’utiliser la formule. Pour effectuer ces opérations de base, sélectionnez la cellule, appuyez sur la touche ” Ctrl ” et sélectionnez les cellules souhaitées.
Dans la barre d’état qui se trouve au bas de la feuille Excel, vous pouvez trouver la somme, la moyenne et d’autres valeurs en cours de calcul. Si vous voulez voir d’autres valeurs, faites un clic droit sur la barre d’état et sélectionnez la valeur que vous voulez voir.
Vous pouvez ajouter des valeurs telles que Minimum, Maximum, Nombre numérique (cellules sélectionnées contenant les valeurs numériques) et bien d’autres comme celle-ci.
9. Créer des modèles de graphique à réutiliser
Il n’y a pas de travail plus répétitif que de créer le même type de graphique, encore et encore.
Par exemple, si vous souhaitez créer un graphique pour les données de ventes annuelles entier, il est préférable de créer le modèle de graphique et d’utiliser le même modèle chaque fois que vous souhaitez utiliser le graphique.
Pour créer et réutiliser le modèle de graphique, procédez comme suit :
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- Sélectionnez les données requises et insérez le graphique.
- Formatez-le comme vous le souhaitez. Ajoutez ou supprimez des quadrillages, des étiquettes de données, des lignes de tendance et tout ce que vous voulez.
- Après avoir formaté le graphique comme vous le souhaitez, sélectionnez le graphique et cliquez droit et choisissez “Enregistrer comme modèle”.
- Maintenant, enregistrez le graphique avec l’extension “.ctrx”. L’emplacement par défaut pour enregistrer le modèle de graphique est C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts et enregistrez le modèle de graphique à cet emplacement lui-même. Si besoin, vous pouvez même choisir votre destination.
- Maintenant, pour réutiliser le modèle de graphique, sélectionnez les dernières données et rendez-vous dans la section Insertion, dans la section Graphiques, sélectionnez Graphiques recommandés et Tous les graphiques. Cliquez sur Modèles et sélectionnez le modèle souhaité. Cela crée un graphique pour les dernières données sélectionnées.
En utilisant le modèle de graphique, cela permet de gagner beaucoup de temps et il n’est pas nécessaire de créer le graphique comme vous le souhaitez depuis le début.
10. Créer un graphique à partir de différentes valeurs de cellule
Nous pouvons créer un graphique à partir de valeurs de cellules non adjacentes.
Comme nous le savons déjà, nous pouvons sélectionner des valeurs présentes dans différentes cellules en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis de la même manière sélectionner des valeurs qui ne sont pas les cellules adjacentes, puis insérer le graphique.
Par exemple, si vous avez des en-têtes dans la première colonne et des valeurs dans la quatrième colonne, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez la première colonne et la quatrième colonne, puis insérez le graphique.
11. Utilisez des noms dans les formules pour comprendre facilement
Avoir un nom est toujours facile à reconnaître. De la même manière, il est facile de bien comprendre la formule en donnant un nom à une cellule ou à une plage de données particulière et en l’utilisant dans des formules.
Par exemple, Ristourne* B5 est plus facile à comprendre que C2*B5. Pour ce faire, sélectionnez la cellule ou la plage de données et sous l’onglet Formules, cliquez sur Définir le nom. Il vous demande d’entrer le nom et de vérifier les cellules de référence avant d’entrer le nom et de cliquer sur Ok.
Remarque : Le nom doit commencer par un caractère et peut également commencer par un trait de soulignement. Il ne doit pas commencer par un chiffre et ne doit pas contenir d’espaces.
Tous les noms créés peuvent être vus à partir de la zone de nom. Cliquez sur la flèche déroulante dans la zone Nom, et elle affiche la liste des noms créés. Sélectionnez le nom, et il vous amène à cette région ou zone particulière dans la feuille de calcul.
Et voilà pour quelques trucs et astuces Microsoft Excel qui vous ferontgagner du temps. Ils vous aideront à effectuer vos tâches facilement et rapidement.
En espérant que cet article vous a aidé. N’hésitez pas à nous le faire savoir dans les commentaires ci-dessous et à partager cet article.